Condiciones generales sobre protección de datos aplicables a los servicios prestados dentro del programa delegado territorial de prevención

ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTAS CONDICIONES GENERALES

Las presentes condiciones generales se aplican a la prestación de todos los servicios relacionados con el desarrollo del programa Delegado territorial de prevención. Desarrollado por UGT, CCOO Y la DTP.

Las tres entidades gestoras del programa serán consideradas encargados de tratamiento respecto de aquellos datos a los que accedan en la realización de las visitas de diagnóstico y exposición de resultados, para la realización de las propuestas de mejora y las acciones de seguimiento. En adelante y para referirse a las tres se usará la expresión DTP

Se establece como domicilio el siguiente a efectos de cualquier tipo de comunicación:

CONFEDERACION DE EMPRESARIOS DE NAVARRA

C.I.F. G31130693

Domicilio en C/ Doctor Huarte 3, 31003 Pamplona (Navarra)

UGT NAVARRA

C.I.F. G31077076

Domicilio en Avenida Zaragoza 12, 1ª planta, 31003 Pamplona (Navarra)

UNIÓN SINDICAL DE CC.OO. DE NAVARRA.

C.I.F. G31734965

Domicilio en Avenida Zaragoza 12, 4ª planta, 31003 Pamplona (Navarra)

Datos de contacto:

Tel.: 948 26 33 00

Mail: info@dtpnavarra.com

Web: www.dtpnavarra.com

1. PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Mediante las presentes cláusulas se establecen las condiciones que habilitan a DTP para el tratamiento de datos personales que se derivan de la ejecución de la prestación del servicio delegado territorial de protección.

DTP tratará en la medida en la que la prestación del servicio, lo haga imprescindible, datos personales de los que es responsable de tratamiento la empresa adherida, siendo DTP considerado Encargado de tratamiento.

Estas condiciones generales, mencionadas en las condiciones particulares y aceptadas por la empresa adherida se establecen para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 33 de la Ley orgánica 3/2018 de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y en el 28 del Reglamento UE 2016/679 delimitando las obligaciones del responsable y del encargado de tratamiento.

La empresa adherida como responsable de los tratamientos autoriza a DTP a tratar por su cuenta los datos de carácter personal contenidos en los mismos en la medida que ello resulta necesario para prestar el servicio indicado.

Respecto de los datos indicados DTP podrá tratarlos adoptando aquellas decisiones que sean necesarias para la prestación adecuada del servicio.

1.2. IDENTIFICACION DE LA INFORMACION AFECTADA

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la empresa adherida, responsable del tratamiento ha puesto a disposición de DTP, encargada del tratamiento, la información que resulte necesaria para la realización de las visitas de diagnóstico o resultados, para la elaboración del informe de  propuestas o la realización del seguimiento.

1.3. OBLIGACIONES LA EMPRESA ADHERIDA COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

Corresponden a la empresa adherida como responsable de tratamiento, además de las establecidas en la normativa de protección de datos al menos las siguientes obligaciones:

  1. Facilitar al encargado el acceso a los datos que forman parte de sus ficheros o entregárselos del modo que resulte oportuno para la correcta prestación del servicio.
  2. Informar conforme a la normativa a los interesados cuyos datos sean objeto de tratamiento y haber obtenido de los mismos lícitamente su consentimiento expreso o contar con motivos legítimos y acreditables para el mismo.
  3. Tener establecida la base legal que legitima el tratamiento.
  4. Disponer de mecanismos sencillos para que los interesados puedan ejercitar sus derechos.
  5. Contar con evaluaciones de riesgo, con un registro de los tratamientos y evaluaciones de impacto si fuera necesario por la naturaleza de los datos tratados.
  6. Tener habilitadas las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar los datos en la transmisión de los datos al encargado.
  7. Nombrar un delegado de protección de datos en los casos que fuera obligatorio y comunicar su identidad al encargado.

1.4. OBLIGACIONES DE DTP COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

DTP se compromete a cumplir con lo dispuesto en la normativa europea y española de protección de datos y se obliga a:

1.4.1 INSTRUCCIONES USO Y COMUNICACION DE LOS DATOS

  1. DTP utilizará los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
  2. Tratará los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si DTP considera que alguna de las instrucciones infringe el Reglamento UE 2016/679D, la LOPDGDD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente al responsable.
  3. DTP se compromete a no copiar ni reproducir la información facilitada por el responsable del fichero salvo cuando sea necesario su tratamiento para las finalidades previstas en el servicio o de las que sean propias de los fines de la entidad.
  4. DTP no comunicará los datos a terceras personas, salvo si cuenta con la autorización expresa del responsable del fichero, o en los casos previstos en la ley. La cesión a terceros subcontratados se regula en otro apartado de este mismo documento.
  5. DTP guardará por tiempo indefinido secreto sobre los datos personales objeto de tratamiento. Esta obligación persiste tras la finalización del servicio.

1.4.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD.

DTP ha adoptado las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar la integridad de los datos a los que tiene acceso para la prestación de servicio, y evitar su alteración, perdida, acceso no autorizado. Del mismo modo las medidas adoptadas garantizan la confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información, así como la resiliencia permanente de los sistemas de tratamiento en caso de incidencia física o técnica. Las medidas con las que se cuenta de modo constante son las siguientes.

1.4.2.1. Soportes. Existe una relación actualizada de los soportes de almacenamiento, caso ser necesarios por el tipo de prestación o servicio contratado, y del personal del encargado con acceso a los mismos. Si se han de producir traslados de soportes ente las instalaciones de encargado y responsable o viceversa se utilizan sistemas de etiquetado sensible, cifrado, encriptado o protección por contraseña, usando en el transporte de todo tipo de soportes mecanismos que obstaculizan la apertura acceso o manipulación por personas no autorizadas.

1.4.2.2 Incidencias. Cualquier incidencia que afecte a los datos personales será comunicada de inmediato al responsable del fichero.

1.4.2.3. Copias de respaldo. Si la prestación de servicio contratada implica que los datos se almacenan en los sistemas de DTP existirá un procedimiento normalizado que garantice la realización de copias de seguridad, así como mecanismos de comprobación de la calidad de la misma con carácter periódico.

4.2.4. DTP cuenta con un sistema que verifica, evalúa y revisa de manera continua las medidas de seguridad.

1.4.3 PERSONAL.

El número de personas que dependen de DTP, que trata los datos personales del responsable es limitado y conocido. Existe un listado actualizado de las personas con acceso, que siempre son los imprescindibles para cumplir con el fin del servicio.

Todo el personal de DTP recibe formación periódica en materia de confidencialidad y protección de datos, conoce la normativa aplicable, sus obligaciones en la materia y las consecuencias del incumplimiento de la ley.

1.4.4. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

Las entidades que integran DTP, llevan por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, y este contiene:

  1. El nombre y los datos de contacto del encargado y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
  2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
  3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de los mismos y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.

1.5.- COMUNICACION A OTROS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

DTP puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con sus instrucciones. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si DTP, debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

1.6.- SUBCONTRATACION

Determinados servicios son prestados por empresas o entidades especializadas que no forman parte de la DTP, y que son seleccionadas por esta en base a criterios de experiencia profesional y garantía del tratamiento de la información.

Está permitida la subcontratación de alguna de las prestaciones que forman parte del objeto de este servicio que comporten el tratamiento de datos personales.

A solicitud del responsable del tratamiento se indicará que servicios concretos pueden ser subcontratados identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto.

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para DTP como encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde a DTP como encargado inicial, regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, DTP como encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable

1.7.- DERECHOS DE LOS INTERESADOS

DTP, se compromete a asistir al responsable de tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

  • Acceso, rectificación, supresión y oposición
  • Limitación del tratamiento
  • Portabilidad de datos
  • No ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)
  • Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante DTP, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección habitual del responsable. La comunicación se hará de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

1.8.- NOTIFICACION DE VIOLACIONES DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS

DTP como encargado del tratamiento notificará al responsable del fichero, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, y a través de CORREO ELECTRONICO, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

  1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
  2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
  3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
  4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

El responsable del fichero será quien deba de realizar las comunicaciones a la Agencia de Protección de datos o a los interesados.

1.9.- COLABORACION CON EL RESPONSABLE

DTP se compromete a

  1. Dar apoyo al responsable del fichero en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
  2. Apoyar al responsable del fichero en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
  3. Poner disposición del responsable del fichero toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
  4. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable. Esta obligación solo existirá en los casos establecidos en la normativa

1.10-FINALIZACION DE LA RELACION

Una vez cumplida la prestación, DTP a elección del responsable del fichero procederá a:

  • Devolver al responsable del fichero los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde estos consten. La devolución comportará el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado
  • Entregar a otro encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
  • Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del fichero.

No obstante, DTP podrá conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación o para la justificación de las tareas realizadas ante los organismos públicos implicados.

Estas condiciones generales han sido actualizadas a 26 de Junio de 2019